파워포인트 조직도 만들기

일반적인 제안서나 회사소개서에 꼭 들어가는 것 중 하나가 조직도입니다.
지금까지 회사소개서 작업에서 이 조직도가 없는 문서는 거의 보지를 못했네요.
그만큼 많이 사용되는 다이어그램의 한 형태라고 할 수 있습니다.

조직도 슬라이드를 하나 준비했습니다.
직책과 인원에 따라 조직도를 만들 수 있는 경우의 수는 수만 가지가 넘지만 원활한 진행을 위해 가장 일반적인 형태의 조직도를 선택했습니다.
조직의 구성원은 대표 한 명, 중간 관리자 두 명, 팀원 여섯 명으로 이루어져 있고 두 개의 팀으로 나누어져 있는 형태의 조직도입니다.

디자인 이야기 잠깐 !!
조직도는 어떻게 보면 꽤 복잡한 형태의 다이어그램이라고 할 수 있는데요, 비슷한 요소끼리 묶어서 정리하는 과정이 상당히 중요합니다.
정리가 안 된 조직도는 이해하기 위한 시간과 에너지가 많이 소비될뿐더러 상대방에게 좋은 인상을 주기 어렵기 때문이죠.

이 조직도는 직책과 팀을 구분하고 정리하기 위해 명암과 색상이라는 두 가지 시각 요소를 사용하였습니다.
참고로 명암이란 대상의 밝고 어두운 정도를 말하고, 색상이란 대상에 사용된 색의 종류를 말합니다.

먼저 직책을 구분하기 위하여 각각의 도형마다 명암을 다르게 적용하였는데요,
관리자급에 해당하는 '대표'와 '중간 관리자'는 진한 배경색을,

6명의 팀원은 밝고 연한 배경색을 사용하여 관리자급과 구별되게 하였습니다.

그리고 팀을 구분하는 방법으로 각각 다른 계열의 색상을 사용하였는데요,
첫 번째 팀 구성원들은 황색 계열을,

두 번째 팀 구성원들은 녹색계열을 사용하여 색상만으로도 쉽게 두 팀을 구분할 수 있게 하였습니다.

자~ 그럼 조직도를 한 번 만들어볼까요?
파워포인트가 버전업 되면서 특별한 이름의 메뉴가 하나 추가되었습니다.
'스마트아트'라는 다소 생소한 이름의 이 메뉴는 다이어그램을 쉽고 편리하게 만들 수 있는 기능을 제공합니다.
조직도를 제작하는 방법은 여러 가지가 있습니다만, 그중에서 이 스마트아트라는 기능을 이용해서 한 번 만들어 보도록 할게요.

먼저 배경과 제목이 들어간 슬라이드를 한 장 준비합니다.
조직도는 보통 여러 가지 색을 한꺼번에 사용하는 경우가 많습니다.
안 그래도 색이 많아서 복잡한데 배경마저 알록달록 색이 칠해져 있다면 많이 혼란스럽겠죠?
그래서 아무런 색상이 들어가지 않은 무채색의 단순한 배경을 준비했습니다.

조직도를 만들기 위해 파워포인트 상단의 메뉴에서 [삽입]-[일러스트레이션]-[SmartArt]를 선택합니다.
스마트아트 버튼에 왜 영어로 'SmartArt'가 적혀 있는지 아직 이해가 잘 안 되네요.
클립아트, 스크린샷, 차트 같은 외래어는 한글로 잘 적혀 있는데 말이죠.
다음 버전에서 수정되길 기대합니다.

조직도는 다이어그램의 여러 형태 중에서 계층 구조형에 속합니다.
그래서 SmartArt 그래픽 선택 대화상자에서 [계층 구조형]-[조직도형]을 선택하고 [확인]을 누릅니다.

순식간에 조직도가 하나 만들어졌습니다.
하지만 의도했던 형태와 많이 다르네요.
먼저 조직도의 구조를 수정한 다음 모양을 다듬어 나가도록 하겠습니다.

5개의 사각형 중, 위에서 두 번째 사각형(보조자)과 맨 아래 사각형 중 하나를 삭제하여 '대표'와 '중간 관리자' 자리를 만듭니다.

'팀원' 자리를 만들기 위하여 중간 관리자 사각형을 선택한 다음 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 메뉴를 불러옵니다.
메뉴에서 [도형 추가]-[아래에 도형 추가]를 클릭합니다.
팀원이 모두 6명이므로 좌측 중간 관리자에 3번, 우측 중간 관리자에 3번 같은 과정을 반복합니다.

이제 조직의 모든 구성원이 포함된 조직도가 만들어졌습니다.
하지만 의도했던 모양이 아니므로 조직도의 형태를 조금 수정하겠습니다.

중간 관리자 사각형 두 개를 모두 선택한 다음 [SmartArt 도구]-[디자인]-[그래픽 만들기]-[레이아웃]-[표준]을 클릭합니다.

표준 레이아웃을 적용하니 팀원 6명이 나란히 가로로 정렬되면서 의도했던 형태가 되었네요.
조직도가 슬라이드 면적에 비해 작은 느낌이 들어서 크기를 조금 크게 수정하였습니다.

조직도의 형태가 어느 정도 완성되었으므로 이제 본격적으로 조직도를 꾸며보겠습니다.
가장 눈에 거슬리는 부분이 투박하게 생긴 9개의 도형이네요.
먼저 도형을 예쁘게 꾸미기 위하여 도형 9개를 모두 선택한 다음 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 메뉴를 불러옵니다.
나타난 메뉴에서 [도형 모양 변경]-[사각형]-[모서리가 둥근 직사각형]을 선택하여 부드러운 사각형 형태로 만듭니다.

도형에 여러 가지 효과를 주기 위하여 다시 한 번 메뉴를 불러낸 다음 [도형 서식]을 클릭합니다.

도형 서식 대화상자가 나타나면 먼저 [선 색]-[선 없음]을 선택하여 보기 싫은 흰 선을 지워버립니다.

계속해서 도형에 약간의 입체감을 주기 위하여 [3차원 서식]-[입체 효과]-[둥글게]를 선택합니다.
입체 효과를 적용하면 너비와 높이가 모두 기본값인 [6 pt]로 자동 설정됩니다만 모양이 예쁘게 나오지 않기 때문에 너비 [5 pt], 높이 [2 pt]로 수정합니다.

그림자 효과를 사용하여 도형에 적용된 입체감을 조금 보강하겠습니다.
대화상자에서 [그림자]-[미리 설정]-[오프셋 아래쪽]을 선택하여 그림자 효과를 추가합니다.

입체효과를 적용하니 투박하게 보이던 조직도가 조금 부드러워졌습니다.
하지만 조직도를 구성하고 있는 9개의 도형이 모두 같은 색이라서 조직도를 이해하기가 어렵네요.
각각의 도형마다 명도와 색상을 다르게 적용하여 직책과 팀을 시각적으로 분류하고 정리하는 과정이 필요합니다.

먼저 '대표' 도형을 선택한 다음 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 도형 서식 대화상자를 불러옵니다.
대화상자에서 [채우기]-[단색 채우기]-[채우기 색]에서 원하는 색을 선택합니다.

나머지 도형들도 같은 방법으로 색을 채워넣습니다.
도형을 수정하고 보니 이번에는 연결선이 이상하게 보이네요.
수정된 도형에 어울리는 연결선으로 만들기 위해 선의 굵기와 색을 수정합니다.

도형에 이미 많은 색을 사용하였기 때문에 연결선은 무채색을 사용하는 것이 좋습니다.
도형의 경우와 마찬가지로 이번에는 연결선을 선택한 다음 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 대화상자를 불러옵니다.
대화상자에서 [선 색]-[실선]-[회색]을 선택합니다.

계속해서 연결선을 가늘게 만들기 위해 [선 스타일]-[너비]를 [1 pt]로 수정한 다음 [닫기] 단추를 누릅니다.

자~ 이제 도형과 연결선이 보기 좋게 바뀌었습니다.
그리고 명암과 색상으로 구성원을 분류하니 조직도를 이해하기가 조금 더 수월해졌습니다.

글자를 조금 수정해야겠네요.
일단 기본 글꼴인 '맑은 고딕'이 너무 가늘어서 조직도에 사용하기에는 적당하지 않고 '팀원'의 글자가 흰색이라서 잘 보이지 않습니다.
먼저 글꼴을 굵은 스타일로 바꾸기 위해 도형을 모두 선택한 다음 [홈]-[글꼴]에서 원하는 모양의 글꼴을 선택합니다.
예제에는 [HY견고딕]을 선택했습니다.

글꼴을 바꾼 다음 글자크기를 수정합니다.
예제에서는 직책의 무게에 따라 각각 다른 글자크기를 사용했는데, 대표는 [24 pt], 중간 관리자는 [20 pt], 팀원은 [16 pt]를 적용했습니다.

'팀원'은 밝은색 도형이라 흰색 글자가 잘 안 보이기 때문에 글자를 어두운색으로 바꿔야 합니다.
텍스트 효과 서식 대화상자를 불러온 다음 [텍스트 채우기]-[단색 채우기]를 선택하고 투명도 [35%]의 [검정]으로 바꿔줍니다.

글자를 좀 더 선명하게 만들기 위해 네온 효과를 사용합니다.
'대표'와 '중간 관리자'를 선택하고 텍스트 효과 서식 대화상자를 불러온 다음 [네온 및 부드러운 가장자리]-[네온]에서 [검정]을 선택합니다.
그리고 네온 옵션에서 크기를 [5 pt], 투명도를 [80%]로 설정합니다.

어두운색 글자에는 흰색의 네온 효과를 사용합니다.
'팀원'을 선택하고 [네온 및 부드러운 가장자리]-[네온]에서 [흰색]을 적용한 다음 네온 옵션에서 크기를 [5 pt], 투명도를 [60%]로 설정합니다.

자~ 드디어 조직도가 완성되었습니다.
명도와 색상의 차이 때문에 직책별, 팀별로 구분이 잘 되고, 글자도 선명하게 보입니다.
연결선도 너무 튀지 않아 도형과 자연스럽게 어울리고, 전체적으로 자연스러운 느낌의 드네요.

스마트아트의 진짜 힘은 조직도 레이아웃을 수정할 때 나옵니다.
조직도 레이아웃을 바꾸기 위해 처음부터 다시 힘들게 작업할 필요가 없다는 것이죠.
다음 포스팅에서 그 수정과정을 자세하게 알아보도록 하겠습니다.

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